ガントチャートを、自分のスケジュールで使う方法

私はガントチャートを自分のスケジュールに利用しています。今日は、そのガントチャートをつかいこなせるヒントになるように、使い方とともに私の事例をご紹介します。

ガントチャートのメリットは、進捗管理がしやすいこと、視覚的にタスク管理ができること、全体を把握できることです。このガントチャートを使って年間計画を立てるために、プロジェクトノートをつくりました。

ライフビジョンやウィッシュリストから、1年間で取り組みたいことで、長期計画が必要なものをプロジェクトとして管理します。たくさんプロジェクトをつくっても、自分の使える時間が少なければ対応できないので、多くても１０個ぐらいまでが管理しやすいと思います。

基本編　ガントチャートの使い方

(1) 横軸：時間軸

横軸にプロジェクトの期間（日、週、月など）を設定。年間計画をたてるためにプロジェクトノートでは、月で設定しています。これとは別に、私は手帳でマンスリーのガントチャート手帳を購入して、月ごとの確認をしています。

(2) 縦軸：プロジェクトリスト

縦軸にプロジェクトを並べます。

(3) バーでスケジュールを視覚化

各タスクの開始日から終了日までを棒（バー）で示します。例：設計（5/1～5/7） → その期間を表す棒を描く。

(4) 依存関係を矢印で表示

必要に応じて、関連するタスク間を矢印でつなぎます。

応用編　自分のスケジュールのガントチャート

プロジェクトの決め方

それでは、自分のスケジュールに応用する方法ですが、個人の予定の場合は、上記の４の関連が少ないものが多いので、２をプロジェクトだけを考えると良いと思います。

例としては、

• 本を書くなど、仕事関連で取り組みたいことのプロジェクト（WORK)
• インテリアコーディネーターのための学びの場をつくる（WORK)
• スキルアップなどの学びのプロジェクト（LEARNING）
• ゴルフのスコアアップ（LIFE　HEALTH　LEARNING）
• 人と会う機会を増やしたいので、人と会うイベントを書いています。（RELATIONSHIPS)
• 特にプロジェクトと名前をつけられないのですが、しいていえばＬＩＦＥのその他の項目もつくっています。例えば潮干狩りに行くとか旅行、健康診断など書き込みしています（LIFE）

（）の部分は、プロジェクトノートのライフビジョンのどの部分にあたるか書き出ししてみました。ちなみにライフビジョンのMONEYは、マネーフォア―ドのアプリ、HEALTHは、Googleカレンダーのウィークリーやアップルウォッチ、体重計のアプリを活用して活動状況を確認するようにしています。

これらのプロジェクトは、形は決まっていないので、人によっては７つの週間のスケジュールのように自分の役割で管理というのもできそうです。自分の管理しやすいように分類すると良いと思います。

タスクとマイルストーンを書き出す

次に必要なのは、それぞれのプロジェクトのタスクとマイルストーンの書き出しです。タスクは、TODOのリストとして使い、マイルストーンは、ガントチャートに書いて進捗管理に使います。

マイルストーンとタスク
マイルストーンはゴール（例：「新居の契約完了」）。
タスクはそのゴールを達成するための具体的なアクション（例：「不動産エージェントに連絡する」「内見する」）。

タスクはマイルストーンを達成するために必要な具体的な作業です。以下は例です。

マイルストーン：新居の契約完了
タスク1: 新居の候補をリストアップする。
タスク2: 不動産エージェントに連絡を取る。
タスク3: 内見の日程を調整する。
タスク4: 契約内容を確認し、契約書に署名する。

マイルストーン：引っ越し業者の予約完了
タスク1: 引っ越し業者の評判を調査する。
タスク2: 見積もりを依頼する。
タスク3: 引っ越し日を確定する。
タスク4: 業者に正式に予約を依頼する。

マイルストーン：荷物の梱包完了
タスク1: 梱包資材（ダンボール、ガムテープなど）を購入する。
タスク2: 不要品を整理し、捨てるかリサイクルする。
タスク3: 食器や家具を丁寧に梱包する。
タスク4: 貴重品や重要書類を専用のケースに保管する。

マイルストーン：引っ越し当日（荷物搬出開始）
タスク1: 引っ越し業者が到着する前に最後の確認を行う。
タスク2: 冷蔵庫や洗濯機を事前に移動可能な状態にしておく。
タスク3: 業者の指示に従い、荷物をトラックに積み込む。

マイルストーン：新居への搬入完了
タスク1: 新居での家具の配置を計画しておく。
タスク2: 業者が荷物を搬入する際に立ち会う。
タスク3: 家具や荷物を指定の場所に配置する。

マイルストーン：旧居の清掃・明け渡し完了
タスク1: 清掃道具を準備する。
タスク2: 部屋を掃除し、ゴミを処分する。
タスク3: 不動産管理者に連絡して最終確認を依頼する。

悩んだらChatGPTに聞いてみましょう。きっとヒントをくれると思います。

自分のスケジュールの場合、そこまで厳密に考えなくても良くて、自分が確認しやすい内容で問題ありません。例えば、私はゴルフのスコアをアップさせたいというプロジェクトでは、目標とするスコアやレッスンを受ける、などなど書いています。人と会うプロジェクトでは、自分で企画するイベントを書いています。本をだすプロジェクトは、どのような本に取り組むか、どのぐらいの期間でそれをやってみるか目標を書いています。

締め切り

ガントチャートは締め切りを書くのですが、プロジェクトがずっと続くようなものは締め切りがありません。本を書くなどは期間を決めて書いています。

マイルストーンを配置して調整

それぞれのプロジェクトを並べて書いてみると、確認できることがあります。それは、予定がつまり過ぎているところがないか、実行に無理がないかなど、全体を流れを確認できます。一度書いてみて、無理そうであれば、スケジュールをずらすことも必要です。この１年のガントチャートを書く際に、家族のイベントや仕事が忙しくなりそうなところなどもメモしておくと、より計画が実行しやすいです。たとえば私は、家族の受験の予定、仕事の繁忙期なども書いています。

定期的に見直しと更新をする

一番大事なのは、定期的に１年のガントチャートを見ること、見直すということです。まずマンスリーやウィークリーの予定を立てるときには、このガントチャートをみながら月々の予定を入れます。そして、月の終わりには、実行できたことを確認して、１年のガントチャートに印をつけます。そして終わっていないタスクがあれば、再度新しい月の予定にそれを配置して、スケジュールに入れます。

すべてが完璧にこなせるわけではないのですが、このように見直しをするようにすると、ある程度はタスクを完了させることができます。ここで、タスクが完了できないようであれば、それに取り組むための時間の見積もりが間違っていたのかもしれません。自分が無理なくできる範囲の計画に修正をしましょう。

ちょうど手帳の季節なので、ぜひガントチャートを活用してみてください。

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