捨てるのに時間がかかるものを整理する　書類のデータ保存を進めて気づいたこと

こんにちは、中西です。今日はブックレビューをお届けします。今回読んだのは、 

今捨てる判断に時間がかかるものの整理を今年中にしたいと進めています。

特に整理したいものは、

• 仕事の書類
• 写真データ
• 使わないのにほったらかしにしているものです。

先週、その中の仕事の書類の整理をしてみました。

仕事の書類は、お客様の資料などです。今まで紙で保存していたのですが、だんだん量が増えて来たのでなんとかしたいと思っていました。

以前から持っていて活用できていなかったスキャンスナップというスキャナーを試しに使ってみたら、読み込みが早かったので、これならできそうと書類整理をすることにしました。

さくさくデータ化できるものもあれば、悩むものもありました。

特にA3サイズ以上の図面はスキャンできないからです。また携帯を使ってデータ化は可能ですが、歪みが出るのが気になります。さらに、すぐ使う可能性があるものは紙で置いておかないと使い勝手が悪いため、これらのサイズの大きい図面については、悩まず紙で保存することにしました。

今回紙からデータ化するときに思ったのは、すぐに結果が目に見えるとやる気になること。滞る何かについては、結果が見えるようにする、実感できるようにすることで進めることができるなと思いました。

今回大変だったのは、シュレッダーです。お客様の情報や図面等の資料があるため、紙の資料をシュレッダーで中身が分からないようにしないとけません。持っていたのが家庭用のシュレッダーだったので、作業に時間がかかりました。

今後は、短期間で終わる相談については、データで保存していこうと思います。最近申し込みの書類も電子サインでいただいていたので、最近のお客様の資料整理は捨てるものが少なくて良かったです。当たり前ですが、データで承認を得たら印刷する紙も減り、シュレッダーする紙が減り、後々の処分の時間短縮につながります。紙の保管場所も小さくでき、いいことずくめです。

最初から紙ベースで保管をしないのが、後々の処分が楽で場所もとらないこと以外に、今回この整理をしてみて思ったことは、

その都度必要なものは、決めた形に保存すること

1週間でもあとでまとめと思っていたのですが、面倒になり気づくと1ヶ月以上放置していました。都度の処理がスムーズな気がします。

そして、書類は、その都度残すべきものか判断して不要なものはゴミ箱に入れること。とりあえず置いておくにしても、ずっと残しておきたいものか、仮に今置いておきたいものか分かるようにすると不要の判断がしやすそうです。

そのためにも、一目で分かるようなタイトル付けが大事になりそうです。考えたのは、一目で何か分かるよう「タイトル（見積もり）、お客様、、日付（最新か古いものか分かるように）」ファイル名をつけるようにを徹底したいと考えました。

写真のデータ整理は、今年中に必ず終わらせたいことの１つです。今後取り組んでいきます。

それでは、良い週末をお過ごしください。