ガントチャートを、自分のスケジュールで使う方法

私はガントチャートを自分のスケジュールに利用しています。今日は、そのガントチャートをつかいこなせるヒントになるように、使い方とともに私の事例をご紹介します。

ガントチャートのメリットは、進捗管理がしやすいこと、視覚的にタスク管理ができること、全体を把握できることです。このガントチャートを使って年間計画を立てるために、プロジェクトノートをつくりました。

ライフビジョンやウィッシュリストから、1年間で取り組みたいことで、長期計画が必要なものをプロジェクトとして管理します。たくさんプロジェクトをつくっても、自分の使える時間が少なければ対応できないので、多くても１０個ぐらいまでが管理しやすいと思います。

基本編　ガントチャートの使い方

(1) 横軸：時間軸

横軸にプロジェクトの期間（日、週、月など）を設定。年間計画をたてるためにプロジェクトノートでは、月で設定しています。これとは別に、私は手帳でマンスリーのガントチャート手帳を購入して、月ごとの確認をしています。

(2) 縦軸：プロジェクトリスト

縦軸にプロジェクトを並べます。

(3) バーでスケジュールを視覚化

各タスクの開始日から終了日までを棒（バー）で示します。例：設計（5/1～5/7） → その期間を表す棒を描く。

(4) 依存関係を矢印で表示

必要に応じて、関連するタスク間を矢印でつなぎます。

応用編　自分のスケジュールのガントチャート

プロジェクトの決め方

それでは、自分のスケジュールに応用する方法ですが、個人の予定の場合は、上記の４の関連が少ないものが多いので、２をプロジェクトだけを考えると良いと思います。

タスクの例としては、

• 本を書くなど、仕事関連で取り組みたいことのプロジェクト（WORK)
• インテリアコーディネーターのための学びの場をつくる（WORK)
• スキルアップなどの学びのプロジェクト（LEARNING）
• ゴルフのスコアアップ（LIFE　HEALTH　LEARNING）
• 人と会う機会を増やしたいので、人と会うイベントを書いています。（RELATIONSHIPS)
• 特にプロジェクトと名前をつけられないのですが、しいていえばＬＩＦＥのその他の項目もつくっています。例えば潮干狩りに行くとか旅行、健康診断など書き込みしています（LIFE）

（）の部分は、プロジェクトノートのライフビジョンのどの部分にあたるか書き出ししてみました。ちなみにライフビジョンのMONEYは、マネーフォア―ドのアプリ、HEALTHは、Googleカレンダーのウィークリーやアップルウォッチ、体重計のアプリを活用して活動状況を確認するようにしています。

これらのプロジェクトは、形は決まっていないので、人によっては７つの週間のスケジュールのように自分の役割で管理というのもできそうです。自分の管理しやすいように分類すると良いと思います。

タスクを書き出す

次に必要なのは、それぞれのプロジェクトのタスクの書き出しです。１年間通してどのようなことに取り組むか月単位で書き込みをします。

例えば、私はゴルフのスコアをアップさせたいというプロジェクトでは、目標とするスコアやレッスンを受ける、などなど書いています。人と会うプロジェクトでは、自分で企画するイベントを書いています。本をだすプロジェクトは、どのような本に取り組むか、どのぐらいの期間でそれをやってみるか目標を書いています。

締め切り

ガントチャートは締め切りを書くのですが、プロジェクトがずっと続くようなものは締め切りがありません。本を書くなどは期間を決めて書いています。

タスクを配置して調整

それぞれのプロジェクトを並べて書いてみると、確認できることがあります。それは、予定がつまり過ぎているところがないか、実行に無理がないかなど、全体を流れを確認できます。一度書いてみて、無理そうであれば、スケジュールをずらすことも必要です。この１年のガントチャートを書く際に、家族のイベントや仕事が忙しくなりそうなところなどもメモしておくと、より計画が実行しやすいです。たとえば私は、家族の受験の予定、仕事の繁忙期などを書いています。

定期的に見直しと更新をする

一番大事なのは、定期的に１年のガントチャートを見ること、見直すということです。まずマンスリーやウィークリーの予定を立てるときには、このガントチャートをみながら月々の予定を入れます。そして、月の終わりには、実行できたことを確認して、１年のガントチャートに印をつけます。そして終わっていないタスクがあれば、再度新しい月の予定にそれを配置して、スケジュールに入れます。

すべてが完璧にこなせるわけではないのですが、このように見直しをするようにすると、ある程度はタスクを完了させることができます。ここで、タスクが完了できないようであれば、それに取り組むための時間の見積もりが間違っていたのかもしれません。自分が無理なくできる範囲の計画に修正をしましょう。

ちょうど手帳の季節なので、ぜひガントチャートを活用してみてください。

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